Приказ об утверждении графика отпусков: кем и когда составляется и утверждается, образец 2021 года
Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков
Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии.
Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков.
Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.
График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.
В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.
Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация.
Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.
Как составить
Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.
Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.
Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:
- Официальное наименование работодателя.
- Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
- Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
- Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
- Подпись руководителя.
- Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
- Дата подготовки приказа.
- Место подготовки приказа (город).
к содержанию ↑В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.
Формат документа и образец
Печать на приказе ставить необязательно, так как он относится к документам внутреннего документооборота компании.
Впоследствии приказ передается на хранение в архив, где он должен находиться в течение всего периода, установленного для приказов. Согласно пп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 2010 года №558, приказ следует хранить в течение 5 лет.
Таким образом, утверждение графика отпусков является обязательной процедурой для каждого работодателя. Это правило прописано в ст.
123 Трудового кодекса. Тогда как приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, и его отсутствие не станет нарушением норм трудового права.
Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.
к содержанию ↑Кто составляет приказ
Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.
Правила составления приказа
Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:
- в первую очередь это название компании,
- дата составления документа,
- сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
- и его подпись,
- а также собственно содержание документа
- и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.
При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).
Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.
к содержанию ↑Оформляем «шапку» документа
В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.
Как предоставить отпуск
Итак, отпуска предоставляются в соответствии с ТК РФ и графиком отпусков.
Если работника по какой-то причине не устраивают даты отпуска (изменились планы, семейные обстоятельства и др.), то он может попросить работодателя о переносе отпуска. Для этого сотрудник должен написать заявление на перенос отпуска и предоставить его в отдел кадров.
Так, например, многие компании, которые вынуждены были распустить по домам своих работников в период эпидемии коронавируса, не разрешали работникам переносить свои отпуска. И сотрудники брали ежегодные отпуска по графику, находясь на самоизоляции.
В данном случае это не являлось нарушением трудового законодательства.
1 ст. 125 ТК РФ).
Минтруд отмечает, что количество частей второй половины отпуска не ограничено. Однако, если чрезмерно дробить отпуск на дни, то это негативно отразится на работоспособности.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников посредством электронного документооборота или выдается на ознакомление под роспись. Также график отпусков может быть размещен на доске объявлений.
Кроме обязательного ознакомления с графиком отпусков, работодатель должен уведомить каждого работника о начале отпуска. Это делается в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска. Ознакомиться с уведомлением работник должен письменно.
к содержанию ↑По какой форме составляется график?
Составить график можно с использованием унифицированной формы Т-7 или разработав свой бланк.
Типовая форма графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Если вы решили разработать собственную форму этого документа, в нее нужно включить следующие сведения:
- Наименование работодателя (название организации или ФИО ИП).
- Дату составления документа и его номер.
- Дату утверждения графика с подписью и инициалами руководителя организации (ИП).
- Название документа (график отпусков на 2020 год).
- ФИО все сотрудников организации или ИП с указанием их должностей.
- Количество дней отпуска, которые сотрудник может взять в текущем периоде (основного и дополнительного).
- Предполагаемую дату отпуска (можно указать как точную дату, так и месяц, но в этом случае работнику придется писать перед отпуском заявление с указанием точной даты).
- Фактическую дату отпуска (указывается точный период времени, в течение которого сотрудник находился в отпуске).
- Графу «С графиком ознакомлен» (нужна, если для ознакомления с графиком не предусмотрена отдельная ведомость или лист ознакомления).
- Данные о перенесении отпуска (необходима для указания реквизитов документа, утвердившего перенос отпуска и даты, на которую он переносится).
- ФИО, должность и подпись руководителя отдела кадров, утвердившего составленный график.
- Данные об учете мнения профсоюза (если он создан в организации).
Шаг 1. Сбор информации у сотрудников
Соберите у сотрудников информацию о предполагаемой дате отпуска. Сделать это можно издав приказ по организации:
Как правильно оформить?
Так как приказ на утверждение графика отпусков является необязательным, он не имеет унифицированной формы составления. Разрабатывать его разрешается в произвольном виде. Важно придерживаться стандартной структуры. Она состоит из шапки, названия, основной части и заключения. В шапке приводятся реквизиты организации.
Во втором пункте приводится лицо, ответственное за ознакомление сотрудников предприятия с распоряжением и сбор подписей в качестве подтверждения. В третьем пункте даются необходимые указания работникам отдела бухгалтерии.
В документе нужно привести следующую информацию:
- дата и место (город) составления;
- номер приказа (ставится согласно принятой в компании системы нумерации);
- ссылка на положения Трудового кодекса России (на статью №123);
- полное название предприятия;
- наименование документа;
- год, на который утверждается график отпусков;
- фамилия и инициалы ответственных за исполнение распоряжения, контроль лиц;
- перечень прилагаемых документов (график отпусков; поскольку данный документ достаточно весомый, в сам текст распоряжения его обычно не вносят, а лишь дают ссылку на него).
Допустимо написание распоряжения от руки. Но сегодня обычно подобные документы составляются с применением печатной техники. Если есть фирменный бланк, тогда используется он: заполняются только пустые строки.
При написании документа рекомендуется соблюдать такие правила:
- не делать сокращений;
- писать грамотно, без ошибок;
- печать на распоряжении ставить необязательно, поскольку оно причисляется к внутреннему документообороту предприятия;
- название документа писать заглавными буквами;
- обязательно должна присутствовать личная подпись руководителя организации.
График отпусков относится к числу обязательных документов для предприятий, в которых есть наемный персонал. Он должен разрабатываться руководством и является обязательным для применения для работодателя и сотрудника.
к содержанию ↑Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
- 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
- 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
- 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
- 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
- 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.
Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:
1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:
- женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- работники моложе 18 лет;
- работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.
В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.
Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.
В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника.
Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.
При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.
к содержанию ↑О праве переноса отпуска на следующий год
Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.
Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Следующая
Загрузка...