8 (800) 222-48-65 Бесплатная консультация с юристом

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец 2020 года

Предназначение

Служебная записка представлена уникальным инструментом, позволяющим сотрудникам компании взаимодействовать с руководством. Она используется для общения между представителями разных подразделений.

Внимание! Устные прошения или просьбы часто не приводят к нужным результатам и не удовлетворяются, поэтому при их официальном документировании обеспечивается эффективное взаимодействие.

Документ, составленный по образцу, который закреплен во внутренней учетной документации, обладает юридической силой. Он может составляться любым работником компании при появлении соответствующей необходимости.

к содержанию ↑

Какие отражаются данные

Записка составляется только при наличии веских оснований, которые перечисляются в тексте. При ее формировании учитываются рекомендации:

  • желательно не пользоваться во время написания текста официальным и сухим тоном, так как указываются конкретные данные, упрощающие процесс общения двух работников фирмы;
  • текст делится на две части;
  • первая часть представлена преамбулой, в которой кратко описывается цель составления документации, а также указывается адресат;
  • вторая часть делается довольно объемной, а также содержит просьбу или предложение;
  • допускается указывать анализ возникшей проблемы, делать выводы или подводить итоги.

Внимание! Отсутствует унифицированная форма служебки, поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать подходящий образец, которым пользуются все работники.

к содержанию ↑

Кем составляется

Сформировать эту записку может любой работник предприятия, но обычно процедура выполняется материально-ответственным лицом после проведения инвентаризации. Если в результате данного процесса обнаруживаются ненужные или сломанные элементы, то они обязательно списываются.

Ответственное лицо формирует записку на имя руководителя предприятия или начальника подразделения, в котором он трудится.

Грамотное заполнение

Каждая компания пользуется собственными правилами при оформлении той или иной документации. Поэтому работник предприятия учитывает сведения, содержащиеся в учетной политике. Но при этом учитываются общие требования:
  • указывается наименование и дата составления записки;
  • раскрывается основная тематика;
  • приводится ФИО и должность адресата, причем обычно в качестве получателя выступает директор или его заместитель;
  • вводится просьба списать те или иные ценности;
  • указываются данные о списываемых элементах, которые израсходованы или поломаны, поэтому ими невозможно воспользоваться;
  • перечисляются основания для проведения процедуры списания ТМЦ, причем они должны подтверждаться официальными документами;
  • вносится список приложений, прикладываемых к записке;
  • вписывается период, в течение которого использовались ценности;
  • приводятся данные о составителе документа.

Внимание! Дополнительно указываются данные о работнике, который несет материальную ответственность за ценности.

к содержанию ↑

Порядок составления

Если работник предприятия принимает решение составить служебку, в которой указывается просьба о списании МЦ, то он следует простому алгоритму действий:

  • прописывается адресат;
  • указывается ФИО и должность составителя;
  • приводится просьба о списании материалов или иных ценностей;
  • заполняется таблица, содержащая данные о номере, наименовании, количестве, балансовой стоимости и инвентаризационном номере каждого списываемого предмета;
  • перечисляются причины для списания, например, выявление поломки или неисправности;
  • указывается дата формирования;
  • ставится подпись заявителя.

Внимание! Если в документе имеются ошибки, то он не принимается к рассмотрению руководителем предприятия.

к содержанию ↑

Образцы служебной записки

В интернете приводится множество образцов, на которые может ориентироваться специалист кадровой службы компании, который занимается разработкой этого документа. Обычно используются следующие образцы:
  • записка, составляемая работниками магазина при обнаружении испорченного товара, причем документ адресуется директору торговой точки;
  • в производственных компаниях требуется списание материалов, которыми невозможно воспользоваться для производства продукции;
  • если у рабочего изнашивается спецодежда, то для получения нового комплекта он формирует документ на имя руководителя;
  • во время работы часто приходится списывать устаревшие или сломанные основные средства, поэтому работники, обслуживающие оборудование, требуют от руководства покупки новых агрегатов.

В каждой ситуации отличается основное содержание записки, так как в нем приводятся конкретные материалы, нуждающиеся в списании.

к содержанию ↑

Спецодежда

Она выдается руководством компании каждому наемному специалисту, а также периодически требуется ее замена в связи с изнашиванием. Для этого работник формирует служебку, но она требуется только в случае, если одежда стала непригодной для использования до окончания срока, установленного в компании.

Это важно знать:  Кто освобождается от уплаты земельного налога

В записке приходится ссылаться на специальный акт, в котором перечисляются причины изнашивания одежды. Если работник не сможет представить доказательства необходимости замены предметов, то ему будет отказано в выдаче новой спецодежды.

Списание ТМЦ обладает некоторыми нюансами, так как их срок годности рассчитывается в процессе составления проекта и сметы. Здесь же приводятся нормы расхода, поэтому в тексте записки детально описываются причины списания. Указываются происшествия, которые привели к выводу ценностей из строя.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Цель составления документа заключается в уведомлении руководства о возникшей проблеме, которая требует списания ТМЦ. Желательно указывать как наступившие, так и возможные последствия ЧП, чтобы предотвратить игнорирование документа со стороны директора.
к содержанию ↑

Брак на складе

Составителем обычно выступает завхоз, выявляющий бракованные ценности, которые находятся на складе. Получателем записки выступает руководитель фирмы, который начинает процесс списания.

В документе приводится название продукции, в которой обнаружился брак, ее количество, балансовая цена и номер, который присваивается каждому предмету, передающемуся на склад. В качестве основания для списания могут выступать разные ситуации, например, выявление поломки, дефекта или неисправности.

к содержанию ↑

Дебиторская задолженность

Она представлена деньгами, которые должны вернуть клиенты компании. Но иногда выявляется безнадежная дебиторская задолженность, нуждающаяся в списании. Для этого бухгалтер формирует служебную записку на имя руководителя фирмы. Процесс ликвидации выполняется в трех ситуациях:

  • должник проходит процесс ликвидации в добровольном порядке;
  • банкротство дебитора, поэтому должник перестает существовать, а его имущества не хватает для погашения задолженности;
  • истечение срока исковой давности по иску, поэтому невозможно обратиться с исковым заявлением за принудительным взысканием денег.

Во время формирования служебной записки указывается одно из вышеуказанных оснований.

к содержанию ↑

Основные средства

Документ требуется, если основное средство, представленное оборудованием, износилось или устарело, поэтому не может далее использоваться в производственном процессе. При составлении этой служебки указываются данные:
  • название основного средства;
  • должность и ФИО составителя;
  • название документа;
  • дата формирования;
  • номер регистра;
  • предмет, нуждающийся в списании;
  • описание возникшей ситуации, из-за которой основное средство не может использоваться для производства продукции;
  • подпись заявителя.

При составлении этого документа важно придерживаться стандартных правил.

Все о служебных записках смотрите на видео:

к содержанию ↑

Срок хранения

Документация хранится в течение года, после чего передается в архив. Срок хранения зависит от особенностей и типа бумаги. В 2020 году руководители компаний должны придерживаться рекомендаций Министерства культуры, которые приводятся в Приказе №558.

Служебные записки, так же как и объяснительные или докладные, должны храниться с другими бумагами в течение 5 лет в архиве.

Служебные записки, на основании которых списываются материальные ценности, могут составляться по форме предприятия. Они содержат причины и основания для списания, а также формируются на имя руководителя фирмы.
к содержанию ↑

Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?

Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:

  • придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
  • используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
  • применяйте только деловую лексику при написании текста;
  • излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
  • не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.
  • сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
  • зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
  • копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
  • будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.

Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.

Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.

к содержанию ↑

Что и в каком порядке указать в служебной записке?

Структура служебной записки выглядит так:

  • должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
  • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
  1. Описательная часть:
  • в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
  • под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
  1. Заключительная часть.
Это важно знать:  Соглашение о выделении долей детям: образец 2020 года

Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.

Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).

Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:

к содержанию ↑

Примеры формулировок описательной части служебной записки

Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев.

После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

к содержанию ↑

Как написать

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
  2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
  3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
  4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
  • Номер строки;
  • Наименование предмета;
  • Количество;
  • Инвентарный номер;
  • Балансовая стоимость.
  1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;
  1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
  2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
  3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
  2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

к содержанию ↑

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Номер Наименование Количество Ед. изм. Инв.

ном.

Причина списания Стоимость за 1 ед. Общая стоимость
1 Конверт А4 немаркированный без окна 80 шт. б/н Использованы для отправки корреспонденции. 10 руб. 800 руб.
2 Сканер HP SсanJet 200 1 шт. 79633 Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. 4000 руб. 4000 руб.
3 Компьютерное кресло Метта ВК-8. 1 шт. 83923 Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений.

Восстановление экономически нецелесообразно.

5000 руб. 5000 руб.

ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.

Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

  1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
  2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

Служебная записка на списание представляет собой внутренний или внешний документ, какой – либо компании. Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.

В этой статьи мы рассмотрим правильное оформление служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и т.д.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

к содержанию ↑

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

к содержанию ↑

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Примеры формулировок описательной части служебной записки

Из всех разделов служебной записки, о которых мы говорили в предыдущем разделе, затруднение обычно вызывает описательная часть. Чтобы облегчить вам задачу, мы подготовили несколько вариантов формулировок.

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев.

После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

к содержанию ↑

Списание материальных ценностей: понятие и причины

Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.

Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:

  • Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
  • Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
  • Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.

Сама процедура списания включает несколько этапов:

  1. Определение состояния имущества.
  2. Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
  3. Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
  4. Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
  5. Утилизация пришедшего в негодность имущества.
  6. Списание по бухгалтерскому учёту.

При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.

Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.

Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.

Автор статьи
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Следующая
ПродажаС каких доходов удерживаются алименты на ребенка

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector