8 (800) 222-48-65 Бесплатная консультация с юристом

Как составить уведомление: образец

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

  • Прием на работу иностранного гражданина.
  • Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

  • Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
  • Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

  • Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
  • Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
  • Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

к содержанию ↑

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

  • Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
  • Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
к содержанию ↑

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

  • Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
  • Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
  • Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
  • Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
  • Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

к содержанию ↑

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

  • О собрании кредиторов или аукционеров.
  • О переходе на УСН.
  • Об изменении названия компании.
  • О смене гендиректора.
  • Об изменении юридического адреса.
  • О смене реквизитов.
  • Об изменении размеров ЗП.
  • Об отпуске.
  • О погашении задолженностей.
  • О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

к содержанию ↑

Как правильно составить уведомление о расторжении договора?

Определение и значение уведомления

Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.

Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.
к содержанию ↑

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам).

Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.

  • ИНН и КПП
  • место нахождения
  • наименование
  • ОГРН
  • почтовый адрес
  • сведения о руководителе

Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:

  • причина изменения реквизитов
  • день закрытия счета
  • день открытия счета
  • дата начала принятия переводов на новый счет
  • данные нового счета

Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.

Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

Это важно знать:  Лицензионный договор на использование товарного знака: образец 2020 года

При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.

к содержанию ↑

Уведомительное письмо о расторжении договора

Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.

Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.

Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:

Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:

  • если такая возможность прописана в соглашении
  • обстоятельства сделки серьезно изменились
  • другая сторона нарушила условия сделки

Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.

к содержанию ↑

Как написать ответ

Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:
  • должна иметься ссылка на письмо в виде номера
  • уведомления и его названия
  • указываются данные отправителя и получателя

Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.

Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.

При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер.

Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.

Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.

Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц.

Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

  • отправитель и его реквизиты;
  • получатель и его реквизиты;
  • текст письма;
  • дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
  • в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).

Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам».

Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.

Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:

г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312

Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

  • проект договора аренды на 4 стр.
При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:

Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

  • проект договора аренды на 4 стр.

Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.

Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).

В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.

Это важно знать:  Алименты на 1 ребенка: размер процентов, минимальная сумма

Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели.

При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров.

Вот пример такого заявления.

Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.

Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.

Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.

г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213

Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.

В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:

О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.

копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.

Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Несмотря на то, что любые деловые письма пишутся в произвольной форме, у них все-таки есть свой алгоритм составления.

Этого алгоритма придерживаются тогда, когда хотят получить гарантированный ответ.

Именно поэтому не стоит пренебрегать грамотным составлением писем – тогда есть шанс добиться озвученной в них цели!

к содержанию ↑

Информационные письма. Понятие и значение

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д.

Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

к содержанию ↑

Оформляем правильно ответ на данный документ

Если письмо-уведомление требует по своему содержанию ответа, то при его оформлении обязательно:
  1. делается ссылка на это письмо-уведомление – на его номер, дату и на название, раскрывающее суть вопроса;
  2. указываются сведения об Адресате и отправителе – наименования, адреса, телефоны; номер и дата письма-ответа.

Само письмо могут начинать со слов: «Спасибо за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «Подтверждаем свою готовность…», и т.д.

Если в ответе оформляется отказ, то следует обязательно указать его причину.

Так же пишите нам в онлайн-чат или форму на сайте

При обращении в государственные органы, необходимо уметь составлять грамотно документы (обращения, уведомления, заявления), только в этом случае они будут приняты сотрудниками госучреждений, будут обладать юридической силой.

Как составлять правильно уведомления? Что брать за основу? Какие виды бывают, чем отличаются? Вся информация предоставлена в статье.

к содержанию ↑

Какие виды уведомлений бывают?

  • об имеющейся задолженности;
  • оказание различных услуг;
  • на расторжение договоров/соглашений;
  • с налоговой службы;
  • о внесении изменения в договор, соглашение;
  • об изменении арендной платы;
  • отказы на предоставление услуг, возврат средств;
  • несущие полезную информацию.

На практике можно встретить другие виды уведомлений, но перечисленные выше встречаются чаще всего в повседневной жизни.

к содержанию ↑

Юридическая сила

В разных случаях уведомление оформляется по-разному, зависит от темы. Если юридическое значение в возникшей определенной ситуации не определяется законами, документ составляется в произвольной форме.

Если документ должен иметь юридическую силу, будет представляться в суде, как письменное доказательство, то он должен содержать:

    1) адрес получателя (кого уведомляют);
    2) адрес отправителя (кто составляет, отправляет);
    3) причину, со ссылками на законы, правовые документы, договора, соглашения;
    4) дату составления, подпись составителя, при необходимости количество листов в приложении.

Примечание! Вручаться такие письма могут лично, с подписью получившего в копии документа или заказными письмами по почте России. Письмо должно быть заказным, с описью, обратным уведомлением о вручении.
к содержанию ↑
Это важно знать:  Мать-одиночка: пособия и льготы 2020 года, размер льгот

Как составить правильно?

Составление документа должно основываться на следующих правилах:

  • В правом верхнем углу пишется: кому, от кого;
  • Посередине обязательно прописать «Уведомление». Ниже указывается причина составления документа. Например: «Уведомление об изменении трудового соглашения»;
  • Далее идет основная часть текста, которая делится на 2 обязательные части. В 1части – описывают причину уведомления. Во 2 – доказательные документы, ссылки на законы, статьи;
  • Если есть приложение на нескольких листах, то оно оформляется отдельным списком, под общим текстом, с перечислением всех листов, по названию, их форматов.

Пример: Приложение:
1. …;
2. …

В конце с правой стороны листа, обязательна подпись с расшифровкой ФИО, должность, дата составления.

Кроме действующих общих правил, в зависимости от темы уведомления, есть нюансы при оформлении, которых необходимо придерживаться, чтобы документ имел юридическую силу, мог быть представлен в качестве доказательства в суде.

к содержанию ↑

Если есть приложение.

Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Приложение:
1. Название, количество листов;
2. …
Каждый лист приложения должен быть прописан отдельно.
Должность составителя, ФИО, подпись, расшифровка, дата составления, круглая печать.

При регистрации входящего письма в организации, ему присваивается индивидуальный входящий номер с указанием даты получения.

Уведомительное письмо, ответ на него составляются в определенные сроки, которые прописаны в действующих законах страны, для каждого случая время рассмотрения свое.

Копия отправленного уведомления должна остаться в месте адресата, чтобы в дальнейшем доказать факт отправки документа.

Примечание! Официальные документы должны составляться с соблюдением полей. Левое поле должно быть больше остальных, чтобы письмо было удобно подшить – 3 см, с остальных сторон по 2 см. Перенос слов не допускается.

Нюансы составления в зависимости от ситуации. Образцы уведомлений
Каждая тема уведомительного письма имеет свои правила оформления, которых необходимо придерживаться, чтобы избежать опровержения документа, в случае судебных разбирательств.

к содержанию ↑

О долгах

  • адресат организации, которой должны денег;
  • письмо должно быть передано под роспись должника лично ему в руки, отправлено почтой заказным письмом с обратным уведомлением;
  • дата отправки должна совпадать с первым днем окончания срок погашения кредитных денег;
  • акт сверки оформляется как приложение к уведомлению.

Об изменении договора

Работодатель в соответствии с трудовым кодексом РФ обязан за 2 месяца уведомить работника об изменении условий договора.

Допускается только письменная форма, с личным вручением под подпись.
Документ должен содержать:

    1) Причины внесения изменения (обычно указывается номер приказа);
    2) Что меняется.

Далее оформляется письменное соглашение к заключенному трудовому договору, если работник согласен на новые условия. Если нет, работодатели обязаны предложить другие вакансии или увольнение.

Документ распечатывается в 2-х экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой выдается работнику под личную роспись.

к содержанию ↑

Об оказании услуг

Документ об оказании/отключении (приостановлении) при наличии задолженности услуг оформляется по описанной схеме выше по тексту.

В него должны быть обязательно включено: полное наименование организации, причина составления уведомительного письма со ссылками на приказы, законы, подпись, печать, дата.
Выдается под личную подпись адресата.
Вручается лично или отправляется по почте заказным письмом за 1-2 месяца до вступления в действие.

к содержанию ↑

Налоговые

Письма с налоговой инспекции приходят каждому гражданину страны в конце года, у которого есть в собственности недвижимое имущество (квартира, дом, дача), автомобиль.
Они содержат:

  • адрес, ФИО налогоплательщика;
  • описание назначенного налога, его сумма, время уплаты;
  • в приложении: квитанции для оплаты;
  • обратный адрес.

Отправляются такие «письма счастья» через почту России заказным письмом, которое выдается под личную подпись получаемого.

к содержанию ↑

Письмо-отказ

Документ отсылается в качестве ответного письма на запрашиваемую услугу, по обратному адресату. Оформляется как обычное уведомление.

В качестве основного текста, указывается причина отказа на полученный запрос, что не хватает, ссылки на законы, требования, пишется номер полученного письма, какие документы нужно предоставить для получения положительного ответа.
Отправляется почтой заказным документом.

Автор статьи
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Следующая
СубсидииКак составить акт обследования жилищно-бытовых условий семьи: бланк и образец 2020 года

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector