8 (800) 222-48-65 Бесплатная консультация с юристом

Служебная записка: как правильно оформить, образец текста 2020 года

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет.

Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г.

№ 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ.

Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.).

Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

  • бланков в организации рекомендуют утвердить “побольше” – это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
  • шрифты – Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
  • межстрочный интервал 1-1,5
  • абзац – 1,25 см
  • текст выравнивается по ширине
  • допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
  • гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации
В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.
к содержанию ↑

Как правильно писать обращение в служебной записке

Многие сотрудники испытывают трудности, как начать служебную записку. В то же время правила делопроизводства содержат общие рекомендации.

Используйте такое обращение: информирую, довожу до Вашего сведения, докладываю (в организациях со строгим официальным подчинением). Можно и сразу начать с цели – для, в целях, в соответствии… Используйте любой термин для обращения внимания на основной текст письма.

Не игнорируйте служебные записки в организации. Доказать договоренности с другим отделом или сотрудником в устной форме практически невозможно. Поэтому при необходимости фиксации исполнения своих должностных и иных обязанностей в организации, реализации своих прав оформление служебной записки будет как никогда кстати.

Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером.

Мнение эксперта
Куртов Михаил Сергеевич
Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними.

Рассмотрим основные виды бумаг.

к содержанию ↑

Функции

Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:

  • Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
  • Поиск пути решений проблемы.
  • Согласование предстоящей работы.
  • Запрос необходимых сведений.
  • Формирование инструкций.
  • Извещение о чем-либо.
  • Объяснение той или иной вещи.
  • Согласование с сотрудниками или руководителями.

СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.

к содержанию ↑

Разновидности

Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:

  • Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
  • Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
  • Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.

Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.

Это важно знать:  Образец мирового соглашения в арбитражном процессе
к содержанию ↑

Правила составления

Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:

  • Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
  • Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
  • Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
  • ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.

Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.

к содержанию ↑

Разница между разными видами записок

Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:

  • Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
  • СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
  • СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
  • СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
  • Факт правонарушения.
  • Причины этого нарушения.

Документ составляется при следующих обстоятельствах:

  • Нарушение трудовой дисциплины.
  • Внештатная ситуация на производстве.
  • Материальный ущерб со стороны сотрудника.

Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная.

Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.
к содержанию ↑

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные. Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Мнение эксперта
Куртов Михаил Сергеевич
Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи. При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги.

Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Это важно знать:  Как получить пенсию за умершего родственника

Служебные записки являются широко используемым внутренним документом в организациях.

Это наиболее доступный способ получения необходимой информации от параллельных структур компании.

Далее рассмотрим, как составляется данный документ, каковы требования к его оформлению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

к содержанию ↑

Нормативная база

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках.

Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

к содержанию ↑

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

к содержанию ↑

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

  • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
  • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

к содержанию ↑

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

к содержанию ↑

Важные особенности и формулировки

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

к содержанию ↑

Директору или руководству предприятия

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

На командировку

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер.

Это важно знать:  Почасовая оплата труда в трудовом договоре: образец 2020 года

От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

к содержанию ↑

Отзыв из отпуска

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Согласно ч.3 ст. 125 ТК РФ из отпуска запрещено отзывать несовершеннолетних сотрудников, работников, занятых на вредном или опасном производстве и беременных женщин.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

к содержанию ↑

На совмещение должностей

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

На отгул

Мнение эксперта
Куртов Михаил Сергеевич
Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку.

В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

к содержанию ↑

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании.

При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца. В записке следует указать причину переноса рабочего времени, должность сотрудника, период, в течение которого ему нужно принять решение, последствия согласия или отказа.

Инициатива об изменении графика может исходить и от сотрудника при наличии веских причин, например болезни или необходимости ухаживать за членом семьи. В этом случае к документу нужно приложить справки.

к содержанию ↑

На закупку оборудования

Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту.

Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

к содержанию ↑

На увольнение сотрудника

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

Недопустимо предлагать уволить сотрудника, если это решение вызвано личной неприязнью к человеку. Подобный поступок может негативно отразиться на отношении руководства к заявителю.

к содержанию ↑

О предоставлении информации

Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  • ключевая мысль, формирование запроса;
  • важные детали;
  • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

При дисциплинарном проступке

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

На сверхурочные работы

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

Автор статьи
Куртов Михаил Сергеевич
Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
Следующая
Судебные вопросыСколько календарных дней отпуска положено в год

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector