8 (800) 222-48-65 Бесплатная консультация с юристом

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору: как правильно составить, образец 2020 года

Что это такое?

Гарантийное письмо – это документ, который содержит в себе гарантию реализации взятых на себя обязательств одной стороны по отношению к другой. Этот документ дает адресату письменное подтверждение того, что обещания и условия, так или иначе связанные с интересами адресата, будут выполнены отправителем.

Такими обязательствами и условиями могут быть: оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

к содержанию ↑

Значение документа

Гарантийное письмо о выполнении работ заверяет, что определенная работа (услуга) будет выполнена отправителем документа в полном объеме к определенной дате. Если процесс выполнения включает несколько этапов, то возможно указание нескольких сроков.

С помощью такого документа получатель может контролировать не только сроки выполнения дел, но и их качество.

Также этот документ является аргументом при разбирательствах в том случае, если в процессе выполнения обязательств возникли какие – либо проблемы или же они полностью не были выполнены.

О юридическом значении документа можно узнать в этой статье.

к содержанию ↑

Когда необходим?

Чаще всего составление гарантийного письменного уведомления требуется в тех случаях, когда одна из сторон не уверена, что договоренности будут выполнены в нужный срок или в полном объеме (в такой ситуации следует прописать весь объем обязательств в основной части документа), либо когда сроки прописанные в договоре уже нарушены.

Атрибуты

К атрибутам гарантийного письма относятся:

  • данные и реквизиты фирмы, предоставляющей гарантию (либо данные физического лица);
  • данные фирмы – адресата (либо данные физического лица);
  • содержание гарантии, о которой идет речь в данном документе;
  • название должности лица, который подписывает гарантию, его фамилия и инициалы;
  • печать, если гарантию дает юридическое лицо, в большинстве случаев это именно так.
Гарантийные письма должны быть написаны в официальном стиле – не допускается использование разговорного стиля. Они оформляются на листе формата А4, содержание не должно превышать одной страницы.

Если документ составляется от имени юридического лица, то он должен быть оформлен на фирменном бланке организации с указанием всех реквизитов. От физического лица может он быть составлен в произвольной письменной форме. О том, как физическому лицу написать письмо на юридический адрес, можно узнать тут.

к содержанию ↑

Как правильно написать?

Особенности составления гарантийного письма:

  1. Вводная часть: в правом верхнем углу прописывается отправитель и получатель (исполнитель и заказчик), а в левом – дата и исходящий номер (Номер присваивается подающим письмо, дата должна соответствовать дате составления самого письма). Помимо названия фирмы (указывается юридическое название) необходимо написать Ф.И.О. директоров организации-отправителя и организации-получателя, либо Ф.И.О. физического лица.
  2. Основная часть документа с изложением сути:

  • подробно прописывается вид работ (услуг), объем и конкретные сроки их выполнения (оказания);
  • указываются реквизиты документа, который является основанием выполнения работ (оказания услуг);
  • номер и дата договора, соглашения и пр.;
  • если деятельность осуществляется на конкретном объекте, пишется его адрес и иные необходимые характеристики, исходя из специфики договора.

Возможны два варианта написания основной части:

  • Она начинается с фразы «Настоящим письмом гарантируем до (срок исполнения обязательств) выполнение работы на объекте …», после этого прописывается, что именно гарантирует исполнитель и иные условия.
  • Суть просьбы излагается сначала, гарантия по оплатесоблюдению других условий дается в конце. Обычно это заверения в стиле «Выполнение работы на объекте гарантируем до (срок исполнения)».
  • Заключительная часть: Документ подписывает руководитель организации с указанием Ф.И.О. и должности, а также бухгалтер данной организации, либо сотрудник, занимающийся финансовыми вопросами. В завершении ставится печать организации.
    • Скачать шаблон гарантийного письма на выполнение работ
    • Скачать образец гарантийного письма об исполнении обязательств и работ по договору
    • Скачать образец гарантийного письма на оплату выполненных услуг или товара

    Более детально о правильном написании гарантийного письма мы рассказывали здесь, а о требованиях к документу, ответственном лице и других нюансах составления и написания документа, читайте в этой статье.

    к содержанию ↑

    Способы отправления

    Существует несколько вариантов передачи данного вида документов:

    1. Одним из официальных вариантов можно назвать отправку документации по почте заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
    2. Передать документ получателю через секретаря или канцелярию. В этом случае следует подготовить два экземпляра, на одном из которых сотрудник организации получателя поставит штамп о принятии документа.
    3. На практике используется еще один способ (временные затраты минимальны) – отправка с помощью факса или электронной почты с последующей передачей оригинала вышеупомянутыми вариантами.
    к содержанию ↑

    Что такое письменная гарантия

    Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

    Это важно знать:  На что можно потратить материнский капитал: как офрмить капитал, порядок получения, как обналичить

    Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

    Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

    Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

    В КонсультантПлюс найдете много инструкций по гарантийным письмам:

    Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ .

    к содержанию ↑

    Как оформить

    Мнение эксперта
    Куртов Михаил Сергеевич
    Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
    Унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг действующим законодательством не предусмотрена. Но документ является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

    Вот подробная инструкция и образец, как написать гарантийное письмо об оплате от организации заказчика на имя поставщика:

    1. На фирменном бланке организации проставьте дату и исходящий номер.
    2. Внесите информацию о получателе средств (название компании или имя гражданина, адрес).
    3. Пропишите представителя получателя (например, руководитель организации).
    4. Озаглавьте документ (не обязательно).
    5. Напишите основной текст, основание для неуплаты и гарантию перечисления необходимой суммы в конкретный срок.
    6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т.п.).
    7. Проставьте информацию об отправителе: Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

    Обычно гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

    В основном тексте кратко укажите причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

    Для большей убедительности плательщики рассчитывают размеры пени, которую ему начислят за каждый день просрочки.

    Заполняется на фирменном бланке организации.

    Заверяется фирменной печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

    Документу присваивается исходящий номер, указывается дата, Ф.И.О. исполнителя и контактный телефон.

    должность, название организации, в чей адрес адресовано письмо

    _________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную ____________ (наименование организации) услугу (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) в срок до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года. на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядка налогообложения).

    (При необходимости указать график платежей).

    В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок мы выплатим пеню в размере __% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты.

    Руководитель предприятия ___________ _________________________

    Главный бухгалтер * ___________ _________________________

    * в случае отсутствия главного бухгалтера на вашем предприятии необходимо отметить:

    Уведомляем о том, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

    Так выглядит образец написания гарантийного письма об оплате выполненных работ.

    к содержанию ↑

    Какие ошибки допускают при составлении

    Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок.

    Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

    Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии используйте инструкцию и шаблонный образец, как составить гарантийное письмо об оплате поставщику:
    • лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
    • укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
    • установите предельный период для перечисления средств;
    • сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
    • подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

    При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

    Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

    к содержанию ↑

    Немного истории

    В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

    В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

    В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

    Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

    Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

    Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

    Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

    на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

    Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

    к содержанию ↑
    Это важно знать:  Компенсация морального вреда: размер компенсации, статья ГК РФ, судебная практика, образец иска

    Суть гарантийного письма

    Мнение эксперта
    Куртов Михаил Сергеевич
    Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
    Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:
    • фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
    • стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
    • в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
    • согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
    • дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
    • печать организации;
    • если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

    Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

    к содержанию ↑

    Как правильно написать документ по оплате

    Необходимо обращать внимание на то, что существуют некоторые особенности, игнорирование которых документ может быть признан неактуальным.

    В частности речь идет о таких нюансах, как:

    Письмо формируется в четком соответствии с нормами ГК РФ Точнее, раздела, который регулирует договорные правоотношения сторон
    Документ может быть подписан в любое время До заключения основного договора, к примеру, поставки, аренды, долевого участия и так далее, так и после этого
    Нередко документ должен быть подписан не только руководством компании, но и должностными лицами Среди которых главный бухгалтер
    Обязательное формирование по структуре Которая не зависит от разновидности письма

    Дополнительно необходимо помнить о том, что помимо правил договорного права, рассматриваемый тип письма должен быть сформирован по всем без исключения каналам деловой переписки.

    Помимо общепринятых рекомендаций, которые применимы к формированию делового письма, имеются особенности, характерные непосредственно для конкретной разновидности гарантий.

    Они заключаются в следующем:

    В период заполнения графы адресата получателя необходимо обязательно указывать полные его реквизиты Вне зависимости от того, о юридическом (имеется в виду ООО) либо физическом лице идет речь
    Гарантийное письмо о выполнении обязательств По договору обязательно должно включать в себя период получения долговых обязательств
    Содержание документа должно обязательно должно содержать в себе реквизиты организации Которая гарантирует исполнение обязательств
    Обязательное отображение оснований Которые побудили составить рассматриваемый тип письма

    В случае удостоверения гарантий необходимо обращать внимание на следующее:

    В документе, который был сформирован от имени физического лица Гарантии должны быть подтверждены лично составителем
    Документ, который гарантирует погашение долговых обязательств предприятием либо же иные финансовые обязательства Помимо персональной подписи руководства компании, должны быть подтверждены печатью организации и проставлением подписи главным бухгалтером

    Одним из ключевых прав потребителя принято считать предоставление рассматриваемой разновидности услуг.

    Укладываясь в специально отведенный период, предоставляется возможность обратиться к квалифицированным специалистам для решения возникших вопросов.

    В случае игнорирования в документе указанного периода, то по законодательству РФ считается, то он приравнивается к 2 годам. В случае с застройщиками — 5 лет.
    к содержанию ↑

    Законодательная база (44 ФЗ)

    В 34 статье Федерального закона № 44 расположена норма относительно того, что во время формирования соглашения крайне важно указывать условия относительно периода возврата средств, которые ранее были внесены подрядчиком либо же поставщиком в форме обеспечения по исполнению.

    В случае игнорирования установленного срока, то это считается правонарушением, за которое есть возможность понести административную ответственность.

    В целом, рекомендуется полностью ознакомиться с Федеральным законом № 44, чтобы исключить вероятность возникновения различного недоразумения.
    к содержанию ↑

    Кто отвечает за соблюдение условий

    В данном случае многое все зависит от конкретной ситуации. При этом нужно помнить, что изначально период гарантии устанавливается изготовителем, но нередко продавец самостоятельно определяет дополнительный период.

    В течении установленного срока отвечать за соблюдение условий будет исключительно продавец.

    В том случае, если же дополнительный период не установлен, то можно с уверенностью говорить о возникновении солидарной ответственности обеих сторон по условиям. Но затраты при этом возлагаются исключительно на производителе.
    к содержанию ↑

    Образец заполнения

    Изначально необходимо помнить о том, что нормами российского законодательства не установлено четкой формулировки, которая должна быть обязательно использована.

    По этой причине, такая разновидность документации может обладать различной трактовки в случае оформления с целью:

    • заключения аренды жилой недвижимости либо иного типа недвижимого имущества;
    • предоставления заема денежных средств.

    В период формирования гарантийного письма крайне важно указать такие немаловажные сведения, как:

    ФИО того, кто является составителем документа А также реквизиты непосредственного получателя
    Полные реквизиты стороны Которая выступает гарантом, включая адрес, актуальные контактные данные
    Дату документа А также, если имеется ведение делопроизводства — исходящий его номер
    Занимаемую должность А также полные инициалы должностного лица, в чьи обязанности входит подписание рассматриваемого документа
    Печать компании За исключением тех ситуаций, при которых ставится подпись уполномоченного представителя по ранее оформленной нотариальной доверенности
    В случае формирования гарантийного письма исполнителем Его персональные данные являются обязательными к указанию
    к содержанию ↑

    Процесс выполнения ремонтных работ

    Изначально необходимо обращать внимание на то, что последовательность считается весьма незатейливой и вполне логичной.

    В частности речь идет о том, что изначально лицу, который приобрел товар с явными дефектами, крайне важно обратиться в расположенный неподалеку авторизованный сервисный центр, воспользовавшись при этом талоном, который является обязательным во время приобретения имущества.

    Официальные представители таких учреждений должны будут в обязательном порядке произвести диагностические работы с целью выявления конкретных оснований поломки и ее уровня сложности в частности.

    После этого можно уже говорить о начале осуществления непосредственно самого процесса ремонтных работ.

    Это важно знать:  Разрешение на оружие через Госуслуги: как оформить и получить

    По их завершению нужно будет сформировать акт (помимо приема-передачи, сформированный вначале), в котором максимально подробно и при этом кратко изложить работу, которая была проведена квалифицированным специалистом, а также окончательный результат.

    Мнение эксперта
    Куртов Михаил Сергеевич
    Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
    Одновременно с этим нужно брать во внимание тот факт, что отдельные разновидности поломок, которые стали главной причиной только неумелых действий потребителей, не вправе рассчитывать на гарантийное обслуживание.

    Видео: как клиенты прикрываются документом

    При возникновении подобной ситуации, возникает необходимость за персональные средства проводить диагностику и оплачивать будущий ремонт, а это не всегда возможно. К примеру, нехватка средств и так далее.

    Обращая внимание на подобные особенности можно исключить вероятность возникновения различного недопонимания между сторонами.

    В завершении можно сказать — рассматриваемый тип гарантийного письма не влечет за собой многочисленных сложностей во время формирования.

    Одновременно с этим, крайне важно в период составления обращать внимание на рассмотренные в стать особенности, чтобы исключить вероятность допущения ошибок и неверно указанных данных.

    Только благодаря этому можно достичь конечных результатов и безошибочно составить гарантийное письмо.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Гарантийное письмо о выполнении обязательств — это вариант подтверждения намерений о выполнении обязательств одной из сторон договорных отношений в случае, когда ситуация вышла за рамки договора, или когда договор вовсе не был составлен.

    С правовой точки зрения, гарантийное письмо является лишь частью обычного документооборота или деловой переписки.

    к содержанию ↑

    Виды гарантийных писем о выполнении обязательств

    Договор включает в себя такие части, как:

    1. Оферту, то есть предложение.
    2. Акцепт — обязательства.

    Письмо же содержит в себе только одну из этих составляющих.

    Бумагу можно рассматривать как оферту, если в ней содержится такая информация, как:

    • предложение об оплате;
    • предложение о выполнении работ или совершении поставки.
    • описание предмета оферты (товара или услуги): наименование, количество и т. д.;
    • оглашение сроков выполнения работ или поставки.

    Кроме того, бумага также может содержать в себе такую информацию, как:

    • признание долга по имеющемуся договору;
    • просьбу об отсрочке на выполнение работ или поставку;
    • гарантию оплаты по договору;
    • гарантию качества на товары или услуги.
    к содержанию ↑

    Когда оформляется

    После завершения выполнения работ или услуг по контракту заказчик обязан перевести поставщику оплату. Однако бывают ситуации, когда в организации не хватает текущих средств для взаиморасчетов.

    В таком случае организация-заказчик может составить гарантийное письмо. Оно не является коммерческим или финансовым документом, но на его основании заказчик гарантирует факт оплаты и устанавливает предельные сроки, в которые будут перечислены средства поставщику за исполнение условий госконтракта.

    Гарантия формируется либо по инициативе организации-заказчика, либо в ответ на претензию поставщика.

    Составляя гарантию на имя исполнителя, заказчик подтверждает наличие задолженности. Удобство в том, что это может освободить стороны от подписания дополнительного соглашения, в котором будут закреплены новые условия сделки.

    Поставщик может повременить и с начислением пеней и штрафов за просрочку, если организация-заказчик предоставила такую гарантию. При заполнении рекомендуем использовать образец, как написать гарантийное письмо об оплате, он поможет избежать штрафных санкций со стороны исполнителя.

    к содержанию ↑

    Как избежать ошибок

    Хотя гарантия — это некоммерческий документ, содержание должно носить строго формальный характер. В тексте нужно использовать официальный стиль и избегать простых речевых оборотов. Грамотный пример гарантийного письма об оплате по 44-ФЗ должен быть составлен так, чтобы не возникало поводов для споров между сторонами.

    Мнение эксперта
    Куртов Михаил Сергеевич
    Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
    Структура документа должна быть четкой и краткой, новые условия (срок перечисления и сумма платежа) и последствия их неисполнения должны быть указаны в первую очередь. Не стоит в подробностях расписывать причину задолженности.

    Рекомендуется составлять гарантийный документ в двух экземплярах и вносить отметку о факте и дате получения поставщиком на экземпляре организации-заказчика.

    Деловой документооборот включает в себя разного типа письма. В нашем материале рассмотрим гарантийное письмо и его разновидности на примерах.
    Автор статьи
    Куртов Михаил Сергеевич
    Юрист-практик с 15-летним стажем. Специализируется на гражданском и семейном праве. Автор десятков статей на юридическую тематику.
    Следующая
    ТорговляВысчитывают ли алименты с пенсии по инвалидности

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector