Образец гарантийного письма о выполнении работ и оказании услуг по договору
В законах нет указаний и информации, каким образом составлять гарантированные письма об оплате за товары или оказываемые услуги. Но так как документ относится к деловому документообороту, то составляя гарантированное письмо, нужно учитывать некоторые правила.
Содержание статьи
Как оформить
В правильно составленном письме должны присутствовать:
- Дата, исходящий номер.
- Данные того, кто получает деньги (или название предприятия и адрес либо фамилия имя гражданина).
- Фамилия, имя, отчество представителя получателя (допустим, директора компании).
- Текст, в котором приведены гарантии того, что деньги будут перечислены в означенный срок.
- Необходимые реквизиты, служащие основанием для перевода денег (акт приёмки, накладная и прочее)
- Сведения об отправителе
- Фамилия, имя, отчество представителей должника, какие должности занимают и поставленные ими подписи
Как правило, бумага оформляется на стандартном листе формата А4 на специально предназначенном для этого бланке, затем документ подписывают гендиректор и главбух, в конце это всё скрепляют фирменной печатью.
В тексте дозволено также указать причины, по которым был несвоевременно произведён платёж. В том же случае, когда заказчик принял решение выплачивать задолженность не полностью, а частями, нужно составить график выплат.
Также плательщик вправе прописать в документе определённую пеню, начисляемую заказчику за просрочку.
Пример гарантийного письма об оплате
Гарантийное письмо на оплату товара, стандартный образец:
Как правильно написать гарантийное письмо?
Перед заполнением письма об оплате задолженности необходимо ознакомиться с требованиями. Каждая крупная организация имеет на этот счёт инструкции, касающиеся правил переписки делового рода.
Стиль должен быть официально-деловой. Как пишется письмо, рассказано выше. Во время написания нужно придерживаться правил делопроизводства.
В письме все формулировки должны быть чёткими и ясными, чтобы намерения гаранта были видны и понятны.
Как вручить гарантийное письмо?
Гарантийное письмо вручается адресату следующими способами
- Из рук в руки, лично. В этом случае адресат ставит личную подпись, удостоверяющую получение документа.
- С помощью почты — отправляется заказное письмо с уведомлением о вручении.
- По факсу.
- Посредством электронной почты.
Рекомендации по составлению
- гарантийное письмо должно быть составлено в официальном стиле, предложения не должны содержать ничего лишнего;
- использование причастных и деепричастных оборотов не рекомендуется;
- фразы следует делать чёткими, конкретными и лаконичными, без рассуждений. Иначе контрагенту станет трудно понять, в чём заключаются требования, и он засомневается в гарантиях отправителя. Побольше доброжелательности и искренности – настраивают на положительный лад;
- нужно избегать устаревших, непонятных и жаргонных слов;
- грамотность должна быть полной — и в плане пунктуации, и орфографии.
Образец гарантийного письма об оплате
В образце гарантийного письма об оплате задолженности должны быть чётко прописанные формулировки, дающие понять, когда конкретно и в каком порядке станут выполнятся обязательства. Также в правильно составленном письме нужно отразить, на каких условиях виновные в неисполнении будут привлечены к ответственности. Пункты в разных документах могут быть неодинаковы и иметь отличия – всё зависит от того, какого рода сделка.
Заключая условия, нужно исходить из своих возможностей.
На картинке изображён пример гарантийного письма, где говорится об оплате услуги.
Гарантийное письмо. Один из образцов об оплате предоставленных услуг
Обязательные пункты, которые следует указать при составлении письма
- название организации, фамилия, имя, отчество отправителя;
- реквизиты отправляющего (КПП, ИНН);
- адреса отправляющего лица — юридический и почтовый;
- название организации, фамилия, имя, отчество получателя;
- обстоятельства, их вид;
- суть гарантий, предоставляемых отправителем;
- сроки, в которые всё будет исполнено.
В заключение делается оттиск гербовой печати отправляющей компании, ставятся подпись и указывается дата, когда составлен документ.
Задолженности
В этом документе отправителем гарантируется, что в будущем он выплатит весь долг. К вышеприведённым пунктам нужно дописать сумму задолженности, сумму (указать как цифрами, так и прописью), график погашения, также номер и дату составления договора, по которому образован долг.
Как сдвинуть сроки оплаты либо договориться о реструктуризации долга, читатель может в образце гарантийного письма об отсрочке оплаты. В этом документе должником указывается конкретная дата, когда будут произведены выплаты и условия ответственности, если он по каким-либо причинам нарушит установленные сроки выплат.
В налоговую
Данный документ нужен, если регистрируется юридическое лицо. Налоговая инспекция нередко просит предоставить такое письмо от потенциального арендодателя. С помощью этого Федеральная налоговая служба проверяет, нет ли проблем у адреса зарождающейся организации.
На оплату арендуемого помещения
Чтобы у собственника объекта, который берётся в аренду, не было сомнений, что расчёт придёт без задержек в точно оговоренный срок, следует составить пример гарантийного письма об оплате аренды. Там человек, арендующий помещение, ссылается на заключённый ранее договор либо гарантирует, что станет своевременно вносить арендную плату.
На выполнение работ
Такой документ исполнитель составляет прежде чем заключить с заказчиком договор. Подрядчик указывает, что именно такие работы он обязательно выполнит в назначенный срок, и для убедительности вписывает в гарантийное письмо банковскую гарантию.
Приобретенного товара
Письмо на оплату счёта нужно в случае, если продукция получена не тогда, когда были перечислены средства. Здесь в документе нужно прописать оплаченную сумму, название товара, реквизиты продавца и ответственность за невыполненные обязательства.
Какие ошибки допускают при составлении
Составляя гарантийное письмо (например, на оплату товара), не стоит использовать слова, не относящиеся к деловому стилю. Совсем неуместно станут смотреться жаргонные, устаревшие и простонародные словечки. Также не надо рассказывать, почему нет возможности оплатить товар. Гарантийные обязательства необходимо прописать точно, указав сумму и число, когда она будет перечислена. Информацию следует вписывать так, чтобы при прочтении не оставалось двояких толкований.
Способы отправления
Гарантийное письмо доставляется:
- По почте отправляют заказное письмо с полной описью и уведомлением о получении.
- Курьер из компании-отправителя лично вручает письмо представителям компании-получателя
- Письмо отправляется посредством электронной почты либо по факсу, но в дальнейшем оригиналы документов также передаются.
Юридическое значение гарантийного письма
Функции гарантийного письма таковы
- признаёт задолженность;
- удостоверяет, что одна сторона должна другой конкретную сумму долга и иные обстоятельства;
- является подтверждением и доказательством, что контрагенты оформили между собой соглашение.
Правильно написанное гарантийное письмо является показателем хорошей репутации компании-отправителя и выступает в качестве залога долгого сотрудничества с партнёром.
Следующая
Загрузка...