Запрос на предоставление информации: образец
Письмо-запрос представляет собой определённый вид делового письма. Здесь одна сторона желает получить от второго участника конкретную информацию.
В каких случаях составляется такой запрос
Запрос может в следующих случаях:
- Для получения прайса компании на товары/услуги.
- Для получения документов, справок.
- Для получения подробной информации о товарах или услугах.
- Для уточнения скидок и акций.
- Для получения справки о сроках доставки или оплаты.
- Другие сведения.
Рассмотрим основные примеры таких писем:
- Запрос о предоставлении необходимых документов, справочных листов.
- Запрос в налоговую службу.
- Запрос в банковское учреждение.
- Запрос документа для сверки.
- Запрос для уточнения полученной информации.
Главные вопросы
- Как грамотно и с соблюдением всех этических норм составить письмо-запрос?
- В каких случаях вам могут отказать в предоставлении информации?
- Как всё-таки обжаловать решение, если вам поступил отказ в предоставлении сведений?
Как составить письмо-запрос?
Такого рода послания нужно составлять с соблюдением этики и делового стиля. Не нужно отклоняться от официального изложения, иначе вас могут не так понять. Особенно это касается писем, адресованных в государственные учреждения.
Письмо-запрос можно писать в произвольной форме, но оно должно содержать в себе следующие пункты:
- В самом начале послания следует указать название организации, в которую вы его отправляете. Здесь можно написать фамилию, имя и отчество конкретного сотрудника, либо название отдела, например, юридический отдел. В нём также важно указать контактные данные компании-отправителя: название, отдел, номер телефона и электронную почту.
- В самом послании нужно сформулировать конкретные вопросы, без «воды». Избегайте общих фраз, составляйте запрос в чёткой форме, чтобы сотрудник признал его двусмысленным. Иначе вы потратите своё время на постоянные уточнения деталей.
Как грамотно общаться?
Общаться можно устно, письменным путём или по электронной почте. Самым удобным и распространённым является третий вариант. При письменном общении оформляйте запрос заказным письмом.
Скачать бланк письма-запроса можно по этой ссылке
Скачать образец письма-запроса можно здесь
Законодательные документы
Все запросы о предоставлении информации регулируются федеральным законом номер 8 от 9 февраля 2009. Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки. Если лицо после получения запроса понимает, что не может предоставить информацию (некомпетентен), то нужно в течение семи дней предоставить обоснованный ответ.
В каких случаях могут отказать?
- Если информация уже есть в открытом доступе.
- Такая информация предоставляется ограниченному кругу лиц.
- Вы уже получали ответ.
- В письме просят оценить результат работы государственного органа или сделать аналитический расклад.
Кто составляет письмо?
Такие послания создаются от лица компании уполномоченным сотрудником. Он должен являться специалистом именно в той сфере, в которую составлен запрос. Перед отправкой его желательно согласовать с директором, это поможет избежать недоразумений.
Кто получатель?
Запрос может быть составлен любому сотруднику организации. Здесь желательно указать такое обращение, как «Уважаемый или Уважаемая». А также письмо можно обратить в отдел, например, технический.
Как грамотно оформить?
Как уже говорилось ранее, такое послание должно носить официальный характер.
Список правил, которые нужно соблюдать при написании запроса:
- Указать название компании-получателя.
- Сформулировать суть вопроса.
- Если вам нужно получить ответ в конкретную дату, то укажите это в своём письме.
- К посланию можно приложить ссылки на законодательную базу, обосновывающую ваш запрос.
- В послании должны быть указаны фамилия, имя и отчество отправителя и его контактные данные (номер телефона, почта).
Как правильно оформить письмо?
- Вручную.
- На бланке компании.
Первым вариантом пользуются крайне редко, да и ждать ответа придётся долго, так как его нужно отправлять по почте России.
Второй вариант — самый распространённый и удобный. Почти все сейчас пользуются электронной почтой, и отправить запрос можно всего лишь в один клик.
Сколько ждать ответ?
Законом не предусмотрены конкретные сроки предоставления ответа. По правилам этики, на любой запрос должно поступить ответное письмо.
Запрос на предоставление информации
Обращение состоит из:
- Пояснения к написанию такого текста.
- Приложения ссылок на законы, если нужно.
- Смысла обращения.
- Сути вопроса.
- Инициалов отправителя, даты.
- Номера исходящего письма.
Текст о предоставлении документации
Структура письма:
- Сведения отправителя.
- Дата и исходящий номер.
- Наименование послания.
- Персональное обращение.
- Смысл просьбы.
- Вежливое обращение.
- Подпись и печать.
Запрос в налоговую службу
В обращении необходимо указать:
- Наименование компании.
- ИНН.
- Адрес.
- Фамилия и инициалы директора, подпись.
- Штамп организации.
Послание в банк
Укажите такие данные:
- Сведения об отправителе.
- Суть проблемы.
- Ссылки на законодательные акты.
Запрос сверочного акта
Такое послание нужно для проверки наличия задолженности у компании или переплаты по счетам. Оформлять его нужно на официальном бланке компании на имя её руководителя.
Письмо-запрос на подтверждение информации
Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию. Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения.
Загрузка...