+7 (499) 703 45 06  Москва

+7 (812) 309 68 26  Санкт-Петербург

8 (800) 511 75 68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Запрос на предоставление информации: образец

Письмо-запрос представляет собой определённый вид делового письма. Здесь одна сторона желает получить от второго участника конкретную информацию.

В каких случаях составляется такой запрос

Запрос может в следующих случаях:Мужчина за компьютером

  • Для получения прайса компании на товары/услуги.
  • Для получения документов, справок.
  • Для получения подробной информации о товарах или услугах.
  • Для уточнения скидок и акций.
  • Для получения справки о сроках доставки или оплаты.
  • Другие сведения.

Рассмотрим основные примеры таких писем:

  1. Запрос о предоставлении необходимых документов, справочных листов.
  2. Запрос в налоговую службу.
  3. Запрос в банковское учреждение.
  4. Запрос документа для сверки.
  5. Запрос для уточнения полученной информации.
Мнение эксперта
Костенко Тамара Павловна
Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права
Такие послания необходимы при общении с деловыми партнёрами. Они могут послужить отличной основой для начала плодотворного сотрудничества или, наоборот, сильно воздействовать на него, если компания-партнёр медленно реагирует на просьбы или неэффективно работает.
Такое письмо сильно схоже с письмом-просьбой. Но имеет отличие в том, что оно носит более официальный характер и имеет отношение непосредственно к самой деятельности компании.

Главные вопросы

  • Как грамотно и с соблюдением всех этических норм составить письмо-запрос?
  • В каких случаях вам могут отказать в предоставлении информации?
  • Как всё-таки обжаловать решение, если вам поступил отказ в предоставлении сведений?

Как составить письмо-запрос?

Такого рода послания нужно составлять с соблюдением этики и делового стиля. Не нужно отклоняться от официального изложения, иначе вас могут не так понять. Особенно это касается писем, адресованных в государственные учреждения.

Письмо-запрос можно писать в произвольной форме, но оно должно содержать в себе следующие пункты:

  • В самом начале послания следует указать название организации, в которую вы его отправляете. Здесь можно написать фамилию, имя и отчество конкретного сотрудника, либо название отдела, например, юридический отдел. В нём также важно указать контактные данные компании-отправителя: название, отдел, номер телефона и электронную почту.
  • В самом послании нужно сформулировать конкретные вопросы, без «воды». Избегайте общих фраз, составляйте запрос в чёткой форме, чтобы сотрудник признал его двусмысленным. Иначе вы потратите своё время на постоянные уточнения деталей.
Если у вас несколько вопросов в письме, то разбивайте их по пунктам, не мешайте их в общем тексте.

Как грамотно общаться?

Общаться можно устно, письменным путём или по электронной почте. Самым удобным и распространённым является третий вариант. При письменном общении оформляйте запрос заказным письмом.

Скачать бланк письма-запроса можно по этой ссылке

Скачать образец письма-запроса можно здесь

Законодательные документы

Все запросы о предоставлении информации регулируются федеральным законом номер 8 от 9 февраля 2009. Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки. Если лицо после получения запроса понимает, что не может предоставить информацию (некомпетентен), то нужно в течение семи дней предоставить обоснованный ответ.

Мнение эксперта
Костенко Тамара Павловна
Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права
Ответ на полученное послание нужно отправить в течение месяца с момента его регистрации. Если вдруг нужно больше времени, то об этом необходимо уведомить получателя.

В каких случаях могут отказать?

  1. Если информация уже есть в открытом доступе.
  2. Такая информация предоставляется ограниченному кругу лиц.
  3. Вы уже получали ответ.
  4. В письме просят оценить результат работы государственного органа или сделать аналитический расклад.

Кто составляет письмо?

Такие послания создаются от лица компании уполномоченным сотрудником. Он должен являться специалистом именно в той сфере, в которую составлен запрос. Перед отправкой его желательно согласовать с директором, это поможет избежать недоразумений.

Сотрудник компании

Кто получатель?

Запрос может быть составлен любому сотруднику организации. Здесь желательно указать такое обращение, как «Уважаемый или Уважаемая». А также письмо можно обратить в отдел, например, технический.

Как грамотно оформить?

Как уже говорилось ранее, такое послание должно носить официальный характер.
Список правил, которые нужно соблюдать при написании запроса:

  • Указать название компании-получателя.
  • Сформулировать суть вопроса.
  • Если вам нужно получить ответ в конкретную дату, то укажите это в своём письме.
  • К посланию можно приложить ссылки на законодательную базу, обосновывающую ваш запрос.
  • В послании должны быть указаны фамилия, имя и отчество отправителя и его контактные данные (номер телефона, почта).

Как правильно оформить письмо?

  1. Вручную.
  2. На бланке компании.

Первым вариантом пользуются крайне редко, да и ждать ответа придётся долго, так как его нужно отправлять по почте России.

Второй вариант — самый распространённый и удобный. Почти все сейчас пользуются электронной почтой, и отправить запрос можно всего лишь в один клик.

Сколько ждать ответ?

Законом не предусмотрены конкретные сроки предоставления ответа. По правилам этики, на любой запрос должно поступить ответное письмо.

Запрос на предоставление информации

Обращение состоит из:

  • Пояснения к написанию такого текста.
  • Приложения ссылок на законы, если нужно.
  • Смысла обращения.
  • Сути вопроса.
  • Инициалов отправителя, даты.
  • Номера исходящего письма.
Скачать образец письма на запрос информации можно здесь

Текст о предоставлении документации

Структура письма:

  • Сведения отправителя.
  • Дата и исходящий номер.
  • Наименование послания.
  • Персональное обращение.
  • Смысл просьбы.
  • Вежливое обращение.
  • Подпись и печать.
Скачать такой пример письма можно тут

Запрос в налоговую службу

В обращении необходимо указать:

  • Наименование компании.
  • ИНН.
  • Адрес.
  • Фамилия и инициалы директора, подпись.
  • Штамп организации.
Образец такого письма представлен здесь

Послание в банк

Укажите такие данные:

  • Сведения об отправителе.
  • Суть проблемы.
  • Ссылки на законодательные акты.
Образец такого текста можно скачать тут

Запрос сверочного акта

Такое послание нужно для проверки наличия задолженности у компании или переплаты по счетам. Оформлять его нужно на официальном бланке компании на имя её руководителя.

Такое письмо вы можете скачать по этой ссылке

Письмо-запрос на подтверждение информации

Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию. Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения.

Скачать образец можно по этой ссылке
Рейтинг автора
Автор статьи
Костенко Тамара Павловна
Адвокат с 10-летним стажем. Автор множества статей, преподаватель Права
Написано статей
55
Следующая
Защита прав потребителейКак оформить электронную подпись для физических лиц

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (No Ratings Yet)
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector